Algunos lineamientos básicos para la elaboración de Propuestas

Cristian Crespo. Operador Psicosocial.

Planificar es usar procedimientos para introducir organización y racionalidad a la acción con el propósito de alcanzar determinadas metas y objetivos. Esto vale tanto para nuestra vida cotidiana, y todo lo que ello significa, como para la elaboración de planes, programas o proyectos, mediante el uso de métodos mas o menos sofisticados. Podemos decir que la planificación no es mas que una forma de sistematización del sentido común, con toda la amplitud que a la definición de “sentido común” le podamos dar.

El siguiente texto pretende ser sólo una guía, nada mas que eso, es una “ayuda memoria” de conceptos y formas de presentar las ideas trabajadas en los grupos; puede que los contenidos sean obvios y ya conocidos, pero nunca esta demás reiterarlos para tenerlos presentes.

1- Diferencia entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea.

Estos términos comúnmente suelen utilizarse casi como sinónimos, pero cuando hablamos dentro de la tecnicidad de la planificación, tienen sentidos totalmente diferentes y cada uno indica distintos niveles de concreción:

Plan: es el término más global y hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acordes a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Desde el punto de vista de lo que podríamos llamar la “administración central”, el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable del desarrollo de un sector (económico, social, cultural, etc)
Un plan engloba programas y proyectos, pero no esta compuesto solo por un conjunto de programas y de proyectos; su formulación se deriva de propósitos y objetivos mas amplios que la suma de programas y proyectos, ya que, en nuestro caso, en el “Proyecto Municipal”, debería estar enmarcado lo que se pretende como ciudad. En apretada síntesis, el plan es el parámetro técnico-político en el cual se enmarcan los programas y proyectos.

Programa: se podría definir como un “conjunto organizado, coherente e integrado de actividades servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre si y que son de similar naturaleza”.

Un programa hace operativo a un plan mediante la concreción de acciones orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un periodo determinado. Un programa esta conformado por un conjunto de proyectos.

Proyecto: están conformados por “un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre si, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas”. La realización de un determinado curso puede ser un proyecto dentro de un programa orientado a determinado sector e la población. Al igual que los programas se concretan a través de actividades organizadas y articuladas entre si, para alcanzar determinados objetivos.
La diferencia entre un programa y un proyecto, reside en la magnitud, diversidad y especificidad del objetivo que se quiere alcanzar o la acción que se va a realizar.

Actividad: es el medio de intervención sobre la realidad mediante la realización secuencial de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto.

Tarea: Concretiza en un grado máximo y especifico a la actividad. Un conjunto de tareas configura una actividad entre las muchas que forman un proyecto.

2- Requisitos para una buena formulación de programas o proyectos.

Es conveniente refrescar cuales son los requisitos mínimos para la buena formulación de un programa o de un proyecto.
Según la FAO (1) para que un programa (o proyecto) este bien diseñado y formulado debe explicar lo siguiente:

• Razones por la cual se necesita realizar el mismo. ( Fundamentación)
• A que fin contribuirá el logro de los objetivos. (Finalidad)
• Que se espera obtener en caso de que se tenga éxito. (Objetivos)
• A quien va dirigido (beneficiarios directos) y a quien afectará (beneficiarios indirectos)
• Que debe producir para crear las condiciones básicas que permitan la consecución del objetivo (Productos)
• Con que acciones se generan los productos (actividades); como organizar y secuenciar las actividades.
• Que recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto. (Insumos)
• Quien o quienes serán los ejecutores. (Responsable y estructura administrativa)
• Como se ejecutará. (Modalidades de operación)
• En cuanto tiempo se obtendrán los productos y se lograran los objetivos previstos. (Calendario)
• Cuales son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto. (Pre - requisitos)

Sabemos que las pautas de elaboración de un programa o de un proyecto son procedimientos mas o menos generales y que por ello el número de acciones y de pasos implicados depende de la naturaleza y de la magnitud que tengan, por ello las pautas propuestas deben complementarse con la capacidad de adaptarlas a cada caso especifico, sabiendo que siempre existirán factores que estarán fuera del control de quienes programan o proyectan. Así mismo, aun cuando se tengan en cuenta todos estos requisitos, habrá siempre un margen de incertidumbre en cuanto a los resultados, ya que, la tarea de planificar enfrenta siempre el principio de incertidumbre de la realidad. Esto debe significar claramente que todos nuestros planes, programas o proyectos se diseñaran con la predisposición de enfrentarlos a una realidad fluctuante y dinámica entremezclada con actores sociales que pueden tener intereses diferentes en relación con los objetivos.

Cada coyuntura nos puede enfrentar a bifurcaciones inesperadas que a su vez están Interconectadas a los procesos múltiples que operan nuestra realidad social que, en definitiva, es el campo donde se pretenden llevar a cabo los programas y los proyectos.

3- Para mejorara la capacidad de programar y elaborar proyectos.

No se elaboran planes, programas o proyectos para redactar documentos con buenas intenciones, sino para llevarlos a cabo, es decir, para concretizarlos. Para que esto suceda se debe dar una buena articulación entre lo que podríamos llamar la formulación y las acciones propiamente dichas, esto solo es posible si se desarrollan una serie de cualidades propias de las llamadas eficiencia y eficacia operativa. Ellas comportan no solo la capacidad de hacer operativo lo concebido, sino también una clara disposición a abandonar las ideas que se revelan como obsoletas o inútiles, al mismo tiempo que implica la capacidad de generara nuevas ideas, nuevas propuestas y cuando sea necesario, nuevos modelos de actuación; pero sobre todo supone la capacidad de traducir las ideas en acción.
Lograr una mayor eficiencia y eficacia operativa implica un enfoque metódico y sistemático orientado al aprendizaje de todas las pautas necesarias para elaborar un programa o un proyecto. Nosotros, con estas líneas, apuntamos hacia algo básicamente necesario y mucho más modesto que ayude a organizar las propuestas de cara a la acción. Para esto hay que hay que pensar organizando las ideas mediante la manipulación mental de la información haciendo propuestas realistas para la solución de problemas. Esto es organizar la mente para la acción y en esta instancia de trabajo, y en la dimensión más elemental, la mejor manera de hacerlo es formular diez preguntas básicas y dar respuestas a cada una de ellas, de esta manera, al seguir el orden de las preguntas, todas las áreas de trabajo podrán presentar lo producido con un estructura de formato similar. He aquí estas preguntas fundamentales:

*¿Que se quiere hacer? (Naturaleza del proyecto)
*¿Por qué se quiere hacer? (Origen y Fundamentación)
*¿Para qué se quiere hacer? (Objetivos y propósitos)
¿Cuánto se quiere hacer? (Metas)
¿Dónde se quiere hacer? (Localización física o cobertura espacial)
*¿Como se va a hacer? (Actividades y tareas. Métodos y técnicas)
¿Cuándo se va a hacer? (Calendarización o cronograma. Ubicación en el tiempo)
*¿A quienes va dirigido? (Destinatarios o beneficiarios)
*¿Quiénes lo va a hacer? (Recursos humanos)
¿Con qué se va a hacer? (Recursos materiales o financieros)


Nota: las preguntas que están acompañadas de un asterisco, dentro de lo posible, deberían tener respuesta ya que se consideran, en esta etapa, las más importantes; las otras si se pueden responder mejor.

(1) FAO (Food and Agriculture Organization): pautas para la evaluación de proyectos de cooperación técnica (mineo) Roma, 1984

Bibliografía:Ezequiel Ander-Egg. María José Aguilar Idañez, “Como elaborar un proyecto. Guía para elaborar proyectos sociales y culturales”. Editorial LUMEN / HVMANITAS. 2002